怎樣成為一名優(yōu)秀的秘書
秘書，就是位于領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并處理各方面事務(wù)與信息的助手。怎樣成為一名優(yōu)秀的秘書呢？下面小編帶著大家一起來(lái)了解一下吧！
怎樣成為一名優(yōu)秀的秘書
一個(gè)出色的秘書，應(yīng)該是全心全意幫助上司、熟悉和了解自己的企業(yè)和公司，對(duì)自己的工作駕馭自如，善于創(chuàng)造和保持一種獨(dú)特的氛圍，使上司和同事都能和睦相片、積極配合。掌握分寸感，恰到好處地出現(xiàn)在上司最需要的時(shí)候和場(chǎng)合，心領(lǐng)神會(huì)地配合上司應(yīng)對(duì)各類人士，處理各項(xiàng)事務(wù)。
“秘書”，是決策者的守門人，是主管資料處理中心。是一個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位不可或缺的組成部分，在單位里起到一個(gè)舉足輕重的作用。除了是主管的左右手，更是構(gòu)筑起主管與部屬間的橋梁，文秘工作本來(lái)就是個(gè)苦差事，水平太高的可能不愿意干，而素質(zhì)不高的也無(wú)法法勝任。因此說(shuō)一個(gè)文秘人員素質(zhì)的高低，直接體現(xiàn)著文秘工作的強(qiáng)弱，直接體現(xiàn)著該文秘人員是否對(duì)本職工作盡職盡責(zé)。
要做好一名秘書，無(wú)論是在政府工作部門，還是在商業(yè)企業(yè)，在行事工作中，都有很多相同的地方，比如說(shuō)做好上司的左右手，能夠?yàn)樯纤境鲋\劃策，在關(guān)鍵時(shí)候，為上司解圍，而且要與上司達(dá)成一種工作上的默契等等。
身為秘書，其實(shí)是一種自我挑戰(zhàn)，更是為晉升為主管作準(zhǔn)備；因?yàn)椋?dāng)你身處混亂而應(yīng)付自如，那么，一切的一切，都已在你的掌握之中。
做好一名秘書，最起碼的也要遵紀(jì)守法、愛(ài)崗敬業(yè)、辦事公道、合作共贏、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克儉、誠(chéng)實(shí)守信，這些是秘書基本的職業(yè)道德。秘書要做好上下關(guān)系，內(nèi)外溝通，加強(qiáng)與各部門各基層單位和上下級(jí)之間的聯(lián)絡(luò)，做好上情下達(dá)、下情上傳工作。要妥善協(xié)調(diào)各方利益和立場(chǎng)，以積極態(tài)度努力尋求解決矛盾和爭(zhēng)執(zhí)的辦法。積極解決職能范圍中的各種問(wèn)題。秘書要認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)的決定和命令，服從大局，相互配合，相互支持，團(tuán)結(jié)一致，勇于做好自我批評(píng)，努力勤勤懇懇的做好本職工作。
與上司之間要建設(shè)良好的關(guān)系，要懂得察言觀色。做事要做到領(lǐng)導(dǎo)想到之前，成功的秘書就是要有敏銳的觀察能力，同時(shí)，較強(qiáng)的觀察、分析能力也有助于培養(yǎng)秘書主動(dòng)思維習(xí)慣，有助于養(yǎng)成秘書主動(dòng)自覺(jué)地去發(fā)現(xiàn)和解決工作中難題的習(xí)慣，也有助于秘書擺脫平庸，成為出類拔萃的人才。
秘書要贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，很重要的一點(diǎn)是讓領(lǐng)導(dǎo)感受到你的坦誠(chéng)。敢于實(shí)事求是，說(shuō)真話，報(bào)實(shí)情，學(xué)會(huì)從領(lǐng)導(dǎo)的眼神中和動(dòng)作中領(lǐng)悟意旨，工作中的事情不要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)保密或隱埋，要以開放而坦率的態(tài)度與領(lǐng)導(dǎo)交流。以理服人不是說(shuō)服領(lǐng)導(dǎo)的最高原則，如果你沒(méi)能讓領(lǐng)導(dǎo)感受到你的坦誠(chéng)，那即使你把每一項(xiàng)事講得非常明白，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)卻是一點(diǎn)用沒(méi)有，人是有感情色彩的動(dòng)物，生活中情大于理的事比比皆是，在感情與道理之間，人往往側(cè)重于感情，當(dāng)然領(lǐng)導(dǎo)也不例外。
秘書與領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)是一致的。在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的的過(guò)程中，應(yīng)盡可能保持步調(diào)一致，秘書要了解領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖和工作打算，甚至還要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和工作習(xí)慣，要盡力在工作目標(biāo)、任務(wù)、進(jìn)度、方式方法上配合好上司，與上司保持一致。任何人都難免會(huì)犯錯(cuò)誤，錯(cuò)誤本身并不要緊，要緊的是在工作中出現(xiàn)紕漏或錯(cuò)誤后，應(yīng)主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通、交流，以期得到領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、指正和幫助，同時(shí)取得領(lǐng)導(dǎo)諒解。
與領(lǐng)導(dǎo)工作的配合既是一種助力，也應(yīng)是一種合力，應(yīng)該是相加，而不是相減或抵消。與領(lǐng)導(dǎo)有不同的能力結(jié)構(gòu)。在事務(wù)性和技術(shù)性工作中，部分的代替領(lǐng)導(dǎo)的工作，以節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間、體力和精力去關(guān)注更重要的事情。要想成為一名成功的秘書，就要把自己誠(chéng)信的一面展現(xiàn)出來(lái)，秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，有各種能帶來(lái)名利條件的優(yōu)勢(shì)，所以要想做一名好秘書，就必須具有正確的名利觀。要安于本分，不爭(zhēng)名、不圖利。
對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，忠誠(chéng)就是他的職業(yè)生命。在公司的所有機(jī)密里，人事問(wèn)題永遠(yuǎn)是秘中之秘，公司上層領(lǐng)導(dǎo)的工作變動(dòng)，由于工作作風(fēng)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)格的不同，必然會(huì)導(dǎo)致公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和手段的變化，從而對(duì)客戶和競(jìng)爭(zhēng)者都會(huì)造成相應(yīng)影響，影響本公司整體部署和工作安排，從而損害公司利益。
要善于體察，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。理解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)具體工作的意圖，了解領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣，并科學(xué)合理的安排好自己的工作，才能正確及時(shí)的提供服務(wù)，才能與領(lǐng)導(dǎo)之間打成默契配合的境地。樂(lè)于吃苦，累而無(wú)怨，作為秘書應(yīng)該做到周密、細(xì)致、充分有效地提高自己的工作效率，要忙而不亂，少出紕漏。作為助手的秘書人員付出的有效勞動(dòng)越多，越能提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。
無(wú)論何時(shí)何地，秘書都應(yīng)該廉潔奉公，做到公私分明。加強(qiáng)自律，要做到廉潔奉公，就要培養(yǎng)自己的自律精神，沒(méi)人監(jiān)督，就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的一種信任，這種信任是秘書職業(yè)成長(zhǎng)道路上的一種最寶貴的資源，一旦濫用上司不僅不會(huì)再信賴你了，反而會(huì)加倍懲罰你。自我約束，既是自我管理和自我發(fā)展的需要，也是對(duì)自己價(jià)值觀的一種尊重。
避免感情用事。無(wú)論是對(duì)公司內(nèi)部的職員，還是對(duì)公司外部的客人，不合理的或自己做不到的請(qǐng)求，當(dāng)然要拒絕，拒絕時(shí)，除了提出替代建議，還可以每隔一段時(shí)間去問(wèn)問(wèn)對(duì)方的情況，讓他們也了解自己的苦衷與立場(chǎng)，這樣就可以減少因拒絕而帶來(lái)的負(fù)面影響。
做事縝密，不存僥幸心理。秘書在工作中必須縝密周到，養(yǎng)成做事留有余地的習(xí)慣。優(yōu)秀的秘書就像優(yōu)秀的棋手，在走第一步的時(shí)候，要能看到第二步，想到第三步。大多數(shù)人都吃過(guò)“沒(méi)想到”的苦頭。學(xué)會(huì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，特別是從教訓(xùn)中找出差距，吃一塹，長(zhǎng)一智。循序漸進(jìn)完善自己。
適當(dāng)保持沉默。秘書在處理錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系時(shí)，最好保持適當(dāng)?shù)某聊灰獰嶂杂诖蚵牴镜摹皟?nèi)幕”消息，即使自己知道一些內(nèi)情也不要談?wù)摚谟龅礁鞣N人事是非時(shí)裝些“糊涂”，遠(yuǎn)離是是非非，這樣不至于被各種是非“旋渦”所吞沒(méi)。但并不放棄原則，明哲保身。當(dāng)上司就有關(guān)問(wèn)題向你了解事情的真實(shí)情況時(shí)，那你就要如實(shí)匯報(bào)情況，哪怕是要得罪一些人，因?yàn)楣镜?利益永遠(yuǎn)高于個(gè)人的利益。
【優(yōu)秀秘書必備的十大條件】
第一，有問(wèn)題，能自己找答案。資深參謀人員應(yīng)為主管設(shè)想出合理的方法，要主管做選擇題而非是非題。
第二，情緒問(wèn)題，能自行排解。世界上95％的秘書都是女性，下個(gè)世紀(jì)無(wú)疑將是女性發(fā)展最快速也是最具挑戰(zhàn)機(jī)會(huì)的世紀(jì)。優(yōu)秀秘書必須克服自身的情緒問(wèn)題，力求成熟穩(wěn)重。
第三，不斷給自己找機(jī)會(huì)。化被動(dòng)為主動(dòng)。危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)。
第四，隨時(shí)準(zhǔn)備。許多秘書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。
第五，話不多但中聽。多數(shù)主管都很忙碌，沒(méi)有時(shí)間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考，做到能言不繁。
第六，做事有分寸。做秘書最難的一件事，是揣度主管的心意。許多反應(yīng)及作風(fēng)都是在日積月累的溝通和協(xié)調(diào)中了解的。所以過(guò)度反應(yīng)是需要避免的。
第七，凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣，主管及辦公室的風(fēng)吹草動(dòng)都唯你是問(wèn)。要適應(yīng)環(huán)境，而非要環(huán)境適應(yīng)你；要改變自己而非改變他人。
第八，能設(shè)身處地的考慮。優(yōu)秀秘書是未來(lái)辦公室資訊的整合者，在這個(gè)前提下，你所擁有的資源最多也最完整，所以你的思維應(yīng)該不是單一的，而是整合的。
第九，能扮黑白臉。許多會(huì)議和談判的場(chǎng)合可能需要你適當(dāng)?shù)某霈F(xiàn)，配合主管完成工作。所以你的溝通協(xié)調(diào)能力是相當(dāng)重要的。
第十，有公關(guān)能力。秘書工作會(huì)涉及更多的顧客服務(wù)，也就是對(duì)外涉及聯(lián)絡(luò)的能力。優(yōu)秀秘書也將逐步邁向公關(guān)經(jīng)理人或甚至發(fā)言人的角色。
【秘書溝通技巧】
一、守本分，讓領(lǐng)導(dǎo)放心
1、不要越位
越位包括兩方面，一方面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，秘書不能代領(lǐng)導(dǎo)做決策，凡事要在自己的權(quán)力范圍內(nèi)進(jìn)行；一方面對(duì)同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對(duì)他們發(fā)號(hào)施令。
2、不要多言
即便你通過(guò)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)期的觀察，知道他下一步可能采取的行動(dòng)，也不要在他宣布最終決定前擅自行動(dòng)。對(duì)于公司機(jī)密更要做到一問(wèn)三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。
3、不要多問(wèn)
這里特別是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的私人生活，只吩咐你去做，沒(méi)有過(guò)多說(shuō)明的，就不要好奇去問(wèn)。很多領(lǐng)導(dǎo)把家庭生活當(dāng)作隱私，領(lǐng)導(dǎo)的隱私你探聽不得。
二、有眼色，讓領(lǐng)導(dǎo)省心
1、眼里有事
眼里有事是指秘書不需要領(lǐng)導(dǎo)吩咐就能發(fā)現(xiàn)那些需要自己做的工作，例如領(lǐng)導(dǎo)幾天后要參加某個(gè)會(huì)議，那將與會(huì)議有關(guān)的資料提前準(zhǔn)備好就是“我要做”的事。
2、學(xué)會(huì)擋駕
推銷電話是秘書需要準(zhǔn)確判斷擋駕的。那如果是領(lǐng)導(dǎo)的丈母娘打來(lái)電話呢？電話里她怎么也不肯說(shuō)自己是誰(shuí)怎么辦？這需要秘書日常留心領(lǐng)導(dǎo)的社會(huì)關(guān)系，盡量能從語(yǔ)氣、聲音、電話號(hào)碼等方面來(lái)分辨來(lái)者何人。
三、能忠心，讓領(lǐng)導(dǎo)貼心
1、功高不震主
新領(lǐng)導(dǎo)遇到老秘書時(shí)，救場(chǎng)幫了領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書，你幫助領(lǐng)導(dǎo)再多都是分內(nèi)事。為領(lǐng)導(dǎo)處理瑣碎、排憂解難正是秘書職責(zé)所在。
2、細(xì)心不計(jì)較
秘書瑣事多，細(xì)心很重要。但時(shí)間長(zhǎng)了可能覺(jué)得自己勞苦功高，以至心態(tài)不平衡。這時(shí)秘書要調(diào)整心態(tài)，明白自己的位置，盡量向領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)要求看齊。
3、及時(shí)背黑鍋
股東會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)忘帶文件、同事面前領(lǐng)導(dǎo)責(zé)怪錯(cuò)人，發(fā)生這些影響領(lǐng)導(dǎo)形象的事情，你及時(shí)出現(xiàn)當(dāng)眾向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)錯(cuò)背黑鍋，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)眾人面罵你，背后卻十分感激你。
秘書溝通技巧
一、把握好角色，不越權(quán)越位
做工作要把握好自己的角色，不要越權(quán)越位。做協(xié)調(diào)工作時(shí)，秘書工作者作為主持者，并不是一切都可自行做主。秘書工作者是代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)工作的，不能把主持者誤認(rèn)為決策者，如這樣認(rèn)為，必將產(chǎn)生角色錯(cuò)位問(wèn)題。在與協(xié)調(diào)對(duì)象溝通、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示和意見(jiàn)時(shí)，不可隨意引申發(fā)揮，加進(jìn)自以為和領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)一致的內(nèi)容。
二、把握好方法，不以權(quán)壓人
在協(xié)調(diào)過(guò)程中利用領(lǐng)導(dǎo)人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調(diào)者意見(jiàn)難以統(tǒng)一的時(shí)候，傳達(dá)權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)人的意見(jiàn)，常常能使問(wèn)題迎刃而解。但這種方法只能在必要時(shí)慎重使用，盡可能少用。協(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商，應(yīng)以平等的態(tài)度傾聽各方意見(jiàn)。不能因?yàn)槟闶菂f(xié)調(diào)的主持者，就以領(lǐng)導(dǎo)自居，自以為是，聽到不同聲音就進(jìn)行打壓，那樣必將引發(fā)對(duì)立情緒，給以后的協(xié)調(diào)工作制造障礙。
三、把握好分寸，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化
在協(xié)調(diào)工作中，需要把握好分寸，做到“四不”：不把復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化，不把小事擴(kuò)大化，不把明白的事情神秘化。
在辦公室的日常工作中，需要協(xié)調(diào)的事，無(wú)時(shí)不有，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時(shí)注意發(fā)現(xiàn)需要調(diào)節(jié)的問(wèn)題，說(shuō)幾句調(diào)節(jié)的話，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。涉及重大原則的事、權(quán)力或利益沖突較大的事、具有廣泛群眾性的事，需多方聽取意見(jiàn)，公開處置。一般的、發(fā)生在日常工作中的責(zé)、權(quán)、利不平衡的事，處理時(shí)應(yīng)是能私下解決的就不公開解決，能會(huì)下協(xié)調(diào)的就不開協(xié)調(diào)會(huì)，即便需要開會(huì)協(xié)調(diào)的，也應(yīng)在條件具備時(shí)、在寬松的環(huán)境中來(lái)召開。
四、把握好火候，既不失時(shí)機(jī)也不急于求成
要搞好協(xié)調(diào)，時(shí)機(jī)十分重要。抓住有利時(shí)機(jī)，就可取得事半功倍的效果。當(dāng)不同部門急需完成同一任務(wù)，工作又難以有序展開時(shí)，我們需及時(shí)出面理順關(guān)系。當(dāng)時(shí)機(jī)不成熟，若此時(shí)十分勉強(qiáng)地去統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一行動(dòng)，反而會(huì)擴(kuò)大矛盾，容易形成誤解或成見(jiàn)。掌握溝通的時(shí)機(jī)是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機(jī)，是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標(biāo)志。
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