供應(yīng)商的發(fā)言稿
大家早上好，在采購方面宣亞國際傳播一直探討適合企業(yè)發(fā)展同時(shí)代表先進(jìn)生產(chǎn)力的管理方法與策略，分享給大家一些宣亞公司的經(jīng)驗(yàn)。我做了很多準(zhǔn)備，由于時(shí)間關(guān)系主要跟大家分享一下宣亞的一些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，希望之后有更多更好的探討，為公關(guān)行業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出我們的力量。
我是2008年進(jìn)入宣亞的，這也是我首次涉足公關(guān)領(lǐng)域，當(dāng)時(shí)看宣亞公司的整體管理現(xiàn)狀，我的感覺是有喜有憂，喜的是有了一定的采購流程，采購部有一個(gè)雛形，當(dāng)與其他部門合作時(shí)我也發(fā)現(xiàn)了一些比較現(xiàn)實(shí)的問題，主要是體現(xiàn)在政策上，有政策，但是政策的普遍性無法覆蓋項(xiàng)目執(zhí)行過程當(dāng)中的特殊情況;有流程，但是流程的結(jié)點(diǎn)不清晰，造成整體效率降低;有供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，但是沒有組織有效的實(shí)施。
以下就是我做了一個(gè)比較指導(dǎo)意義上的采購部門人力資源分配圖。整體采購審批占了40%，突發(fā)事件消耗了30%的人力投入，活動(dòng)執(zhí)行中供應(yīng)商交付過程中產(chǎn)生的緊急問題占30%。真正進(jìn)行有計(jì)劃性的投入非常小，比如說團(tuán)隊(duì)建設(shè)等等，總體來講采購部的有效管理半徑非常小，協(xié)議的質(zhì)量和數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，采購活動(dòng)中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)非常大，工作量非常大，我記得當(dāng)時(shí)一天要處理五六十個(gè)項(xiàng)目，所以說我們的采購審批最后變成走形式。基本上也不能夠發(fā)揮采購部發(fā)揮的管理效率，突發(fā)的事件成為常態(tài)，由于大量的突發(fā)性和應(yīng)付性的事件干擾，采購部無法有計(jì)劃地開展我們應(yīng)該做的管理高附加值，或者提高管理效率的工作之中，被動(dòng)是我當(dāng)時(shí)對(duì)團(tuán)隊(duì)的描述。
那個(gè)時(shí)候是如何把被動(dòng)變成主動(dòng)的呢?從一般意義上講可能是我們通過政策、流程、還有供應(yīng)商不斷進(jìn)行的一些改善，幫助我們提高管理效率，對(duì)我來講，以上都是被動(dòng)的。我把主要矛盾圈定在采購組織結(jié)構(gòu)和人力資源利用方面，是因?yàn)楫?dāng)時(shí)組織結(jié)構(gòu)里面人力資源利用都存在很大問題，不具有一定的擴(kuò)展和先進(jìn)性，所有的人員缺乏獎(jiǎng)勵(lì)的機(jī)制，員工的能動(dòng)性非常小，不利于個(gè)人的發(fā)展，無法為員工主動(dòng)工作提供有利的基礎(chǔ)和可能。借鑒了國外常用的'物流管理分工的方法，再結(jié)合本公司的實(shí)際情況，我們實(shí)行了物料分工制，同時(shí)設(shè)定管理目標(biāo)，并和采購部門的同事協(xié)商，制訂每個(gè)人下一階段的目標(biāo)，同時(shí)我們也要規(guī)定要求，進(jìn)行履行的義務(wù)，設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)制度，激發(fā)采購部門的能動(dòng)性和創(chuàng)造性。同時(shí)對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了扁平化管理，提高人員的管理效率。
通過以上的幾點(diǎn)針對(duì)采購組織結(jié)構(gòu)與人力資源利用管理，我們馬上見到效果，把整體采購量均分了，把主要的人力資源和管理的重心放到業(yè)務(wù)最需要解決的問題上面，通過物料劃分不僅僅滿足個(gè)人在專業(yè)方面的需要，同時(shí)調(diào)動(dòng)了員工學(xué)習(xí)的積極性，打通了鎖死的關(guān)節(jié)，把被動(dòng)變成主動(dòng)。在我們調(diào)整組織結(jié)構(gòu)的同時(shí)，我們也逐步確立了下一步的管理方向，開始著手進(jìn)行高附加值工作的部署與實(shí)施，這里面包含了在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行加固，確定適用性，標(biāo)準(zhǔn)型和流程性。有了政策保證后，采購部逐漸改變了審批滯后問題，強(qiáng)化先審批后執(zhí)行的操作方式，實(shí)現(xiàn)了有效的采購管理控制，同時(shí)也為業(yè)務(wù)部門提供更多的增值服務(wù)。采購部會(huì)主動(dòng)與各部門溝通，進(jìn)行部門與部門之間的效率，流程的梳理，確立整體的工作流程，明確各方職責(zé)。這樣，在梳理探索流程的時(shí)候，我們也能將整體的管理政策還有采購部的工作原則做更好的植入。我一直反復(fù)強(qiáng)調(diào)采購部要主動(dòng)了解業(yè)務(wù)需求，采購部門按照物料完善供應(yīng)商的資質(zhì)評(píng)估體系，逐步建立和推廣科學(xué)的客觀的評(píng)估體制，不能夠忽視對(duì)人員的管理，我們采購部門通過目標(biāo)管理，還有專業(yè)的崗位培訓(xùn)，結(jié)合個(gè)人的職業(yè)方向，做整體的工作部署，同時(shí)做好后備人員的補(bǔ)給。
宣亞同時(shí)也注重推動(dòng)系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用，我認(rèn)為這上乘的高效的管理方法，從2008年研發(fā)高效的“流程管理”工具，推出了內(nèi)部的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，包含采購、財(cái)務(wù)還有包銷流程這些方面。今年我們推出了針對(duì)供應(yīng)商管理方面線上的服務(wù)平臺(tái)，通過系統(tǒng)的搭建，采購部的角色進(jìn)行了重新定位，我們是溝通內(nèi)容的管理者，交易流程的控制者。
這里面的供應(yīng)資質(zhì)評(píng)估，對(duì)供應(yīng)商接受平臺(tái)里面的調(diào)查問卷，形成最后的評(píng)分機(jī)制。這個(gè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)還有供應(yīng)商同時(shí)開放，宣亞同時(shí)進(jìn)行資源的查找和資源對(duì)比，我們兩邊，一個(gè)是業(yè)務(wù)，一個(gè)是供應(yīng)資源，可以進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的實(shí)施交流。同時(shí)這個(gè)報(bào)價(jià)管理為供應(yīng)商研發(fā)的，通過這個(gè)系統(tǒng)供應(yīng)商對(duì)歷史報(bào)價(jià)進(jìn)行管理，參與到我們的競價(jià)里面，通過研發(fā)了一個(gè)給供應(yīng)商進(jìn)行客戶管理的小的核心的管理模塊，讓他們使用系統(tǒng)拓展業(yè)務(wù)的同時(shí)提高客戶的服務(wù)水平。
剛才提到我們供應(yīng)鏈平臺(tái)希望各位有積極的使用，我們共同探討如何把這個(gè)平臺(tái)變得更加有效和使用。我們非常希望能夠和在座的所有同行有一個(gè)分享，也可以提一些建議，更好地提高使用效率。
最后談一下我們遇到的挑戰(zhàn)，企業(yè)對(duì)于采購職能戰(zhàn)略定位的價(jià)值認(rèn)同，專業(yè)團(tuán)隊(duì)，人員的培養(yǎng)與投入，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，供應(yīng)商資質(zhì)，供應(yīng)資源管理，這五方面的挑戰(zhàn)對(duì)于公關(guān)公司而言是很實(shí)在的，至少我是這樣認(rèn)為的，公關(guān)行業(yè)正處于發(fā)展期，從業(yè)人員相對(duì)年輕的職業(yè)化程度，人員流動(dòng)非常快，企業(yè)運(yùn)營戰(zhàn)略思路需要靈活轉(zhuǎn)換快速，這對(duì)我們是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。但是我堅(jiān)信剛才提到的標(biāo)準(zhǔn)與工具以及整體的應(yīng)用和部署這是實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理的有效途徑，更好地支持企業(yè)的發(fā)展，能夠增加我們行業(yè)管理的整體水平的提高，所以最后我也祝愿所有的行業(yè)同仁在以后的路上共勉前進(jìn)。謝謝。
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