合同管理系統(tǒng)成功案例
一、企業(yè)概況
中原的物業(yè)管理業(yè)務(wù)在xxxx年在北京建立，并在1996年已經(jīng)拿取北京市的“物業(yè)管理資質(zhì)合格證書”，然后在2002年成為一家獨(dú)立的外資專業(yè)服務(wù)公司，主要負(fù)責(zé)中原在國內(nèi)的物業(yè)管理服務(wù)工作。中原物業(yè)主要引用國際和香港的物業(yè)管理概念，并根據(jù)國內(nèi)不同地方的市場情況而全面推行日常的物業(yè)管理工作，中原擁有多年的物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，服務(wù)范圍廣泛而全面。現(xiàn)時(shí)的物業(yè)管理業(yè)務(wù)約有 50%在北京，其它的管理項(xiàng)目和客戶分布在沈陽、哈爾濱、大慶、青島、天津、鄭州、太原、石家莊等地方，為了開拓不同的市場，在天津市和沈陽市也成立了物業(yè)管理分公司。
二、項(xiàng)目簡況
中原物業(yè)于20xx年應(yīng)用友為合同管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各地項(xiàng)目于總部之間的申請、審批互動(dòng)；實(shí)現(xiàn)了雙方的數(shù)據(jù)共享；功能模塊包括：合同申請、審批、備案、付款、催費(fèi)、收款、法務(wù)處理，平臺(tái)基于組織架構(gòu)，應(yīng)用規(guī)模較大，包括集團(tuán)總部、北京區(qū)分公司、沈陽分公司、牡丹江分公司、海城分公司等。
三、面臨的問題和挑戰(zhàn)
隨著集團(tuán)發(fā)展，企業(yè)在中國各大城市和香港地區(qū)擁有多個(gè)分公司和分部，每個(gè)分部有很多物業(yè)項(xiàng)目在運(yùn)行，項(xiàng)目中各種業(yè)務(wù)的批示需要總部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批和確認(rèn)，處理業(yè)務(wù)量大，數(shù)據(jù)難以匯總統(tǒng)計(jì)和管理，因此需要一個(gè)電子平臺(tái)來協(xié)助合同管理，力爭為客戶提供專業(yè)的金牌物業(yè)管理服務(wù)。
友為物業(yè)合同管理解決方案
1、在線合同/協(xié)議書申請
通過瀏覽器訪問合同管理系統(tǒng)后，在線填制合同/協(xié)議書。平臺(tái)提供已提供合同的格式，用戶只需補(bǔ)充剩余信息即可，合同填制過程中可以將對方公司營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)、特種經(jīng)營許可證、分包簡報(bào)、分包選聘表、安全生產(chǎn)責(zé)任書等相關(guān)文件上傳，為合同提供更加詳細(xì)的相關(guān)信息。可在線申請?jiān)赂缎汀⒓靖缎汀肽旮缎汀⒁淮涡灾Ц缎汀⒎制谛汀o明確金額型等類型的合同、協(xié)議書。如果合同有續(xù)簽，隨時(shí)可以在線發(fā)起續(xù)簽審批請求，相關(guān)合同信息可以相互關(guān)聯(lián)，方便追溯查找。
2、在線合同/協(xié)議書審批
為了實(shí)現(xiàn)在線審批，在調(diào)查了企業(yè)合同審批情況后，在友為合同管理平臺(tái)中根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)建立了多條合同審批流程，今后，無論是集團(tuán)人員還是分部人員，無論在司辦公還是出差在外，都只需通過登錄平臺(tái)，在線對合同/協(xié)議書進(jìn)行審批。例如為住宅事業(yè)部建立合同審批流程，當(dāng)合同申請?zhí)峤缓螅?xiàng)目經(jīng)理收到審批請求，于是進(jìn)入系統(tǒng)審批合同，審批完后，將自動(dòng)流轉(zhuǎn)到事業(yè)部經(jīng)理并發(fā)送審批申請（Email）和通知（系統(tǒng)內(nèi)部消息），事業(yè)部經(jīng)理收到請求或消息，對合同繼續(xù)審批，審批完后，流轉(zhuǎn)到法務(wù)部經(jīng)理、再到財(cái)務(wù)總監(jiān)、再區(qū)域總經(jīng)理，最后直至合同審批完成。
3、在線合同/協(xié)議書備案
在線備案，及時(shí)更新合同的狀態(tài)。
4、在線進(jìn)行合同付款申請
將合同的付款納入在線管理，通過領(lǐng)導(dǎo)審批的方式來決定是否進(jìn)行，待業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員全部審批通過后才可付款。
5、業(yè)主糾紛在線登記
針對與業(yè)主之間的'糾紛，需要公司法務(wù)進(jìn)行處理，各地項(xiàng)目通過系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)登記和申請，包括強(qiáng)制執(zhí)行申請、請示申請、催費(fèi)業(yè)務(wù)信息單、項(xiàng)目律師信、項(xiàng)目立案訴訟單、匯款明細(xì)登記等。
四、應(yīng)用效益
1、協(xié)同辦公、增強(qiáng)了集團(tuán)內(nèi)部協(xié)作
應(yīng)用友為合同管理系統(tǒng)平臺(tái)后，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)通過電子平臺(tái)進(jìn)行合同處理，有效利用了資源，提高了處理合同的能力和效率。例如，當(dāng)業(yè)務(wù)部門提交了一個(gè)合同或付款請求，通過審批流程，使所有相關(guān)專業(yè)人員和審批領(lǐng)導(dǎo)參與其中，正所謂“術(shù)業(yè)有專攻”、“集百家之長”。
2、合同到期預(yù)警、糾紛處理，降低了集團(tuán)管理風(fēng)險(xiǎn)
合同到期預(yù)警、資質(zhì)證件預(yù)警提醒合同管理者及時(shí)執(zhí)行并跟蹤合同的最新情況，此外，律師信、項(xiàng)目立案訴訟等為解決合同糾紛提供幫助，降低了風(fēng)險(xiǎn)也就減少了企業(yè)的損失。
3、統(tǒng)計(jì)分析、合同視圖，提供了集團(tuán)決策依據(jù)
合同管理平臺(tái)擁有較強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)分析功能，在“合同一覽“中提供了所有合同的類型、相對方、開始時(shí)間、到期時(shí)間、合同金額、合同狀態(tài)等信息的展示，并支持導(dǎo)出到電子表格中；在“收款報(bào)表”中，展示所有合同的收款情況；在“催費(fèi)報(bào)表”中展示客戶的所有催費(fèi)記錄，根據(jù)這些記錄，從而為集團(tuán)決策提供依據(jù)。
中原物業(yè)在應(yīng)用友為合同管理平臺(tái)之前，原來有很多的其他業(yè)務(wù)申請通過sharepoint進(jìn)行管理，但是由于此沒有審批流，用起來很不方便；應(yīng)用友為合同平臺(tái)后，客戶通過友為合同管理流程平臺(tái)自行擴(kuò)展出了很多深度應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了申請從前到后的審批流程。
通過友為合同管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了物業(yè)公司與業(yè)主之間糾紛相關(guān)文件的律師申請過程，法務(wù)數(shù)據(jù)信息的共享化，報(bào)表及時(shí)匯總，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。
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