進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊范例_規(guī)章制度

　　□ 組織系統(tǒng)?
　　詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。??
　　圖18.2.1 組織系統(tǒng)圖
　　□ 業(yè)務流程?
　　1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。?
　　2.客戶開發(fā)。?
　　3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。?
　　4.報價。?
　　5.訂單確認。?
　　6.開立境內(nèi)訂單。?
　　7.生產(chǎn)督促及l(fā)/c催開。?
　　8.出貨。?
　　9.押匯(出貨通知)。?
　　10.付款。
　　□ 業(yè)務處理細則?
　　1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)?
　　(1)業(yè)務科取得新樣品后，應填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：?
　　①臨時編號。?
　　②品名、規(guī)格、包裝。?
　　③制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯(lián)絡人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。?
　　④開發(fā)成本。?
　　⑤預估生產(chǎn)成本。?
　　⑥制造商報價。?
　　⑦可能銷售對象及地區(qū)。?
　　⑧預估售價。?
　　⑨預估毛利。?
　　(2)業(yè)務科于每周業(yè)務匯報時，就前項新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項評估，按開發(fā)價值分為a、b、c三類，a類為極具開發(fā)價值，b類為有開發(fā)價值，c類為無開發(fā)價值。?
　　(3)經(jīng)評估列為a、b類之產(chǎn)品，賦予正式產(chǎn)品編號，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫明存放位置。經(jīng)評估列為c類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品存放次品室。?
　　(4)業(yè)務科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過時產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務匯報時，提出檢查，經(jīng)評定已無開發(fā)價值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。?
　　(5)新產(chǎn)品臨時編號共六位數(shù)字，分別代表填寫產(chǎn)品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發(fā)的產(chǎn)品，臨時編號為950610。若同一日開發(fā)數(shù)種新產(chǎn)品，則于第七位數(shù)，按英文字母順序編號。舊產(chǎn)品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產(chǎn)品之臨時編號相同。?
　　(6)①產(chǎn)品檔正式編號共七位數(shù)字，第一位數(shù)代表……，第二位數(shù)代表……，第三、四、五、六位數(shù)代表序號，第七位數(shù)填a、b分別代表a類產(chǎn)品或b類產(chǎn)品。?
　　②第一位數(shù)填1代表 第一位數(shù)填6代表?
　　〃 2 〃 〃 7 〃?
　　〃 3 〃 〃 8 〃?
　　〃 4 〃 〃 9 〃?
　　〃 5 〃 ?
　　③第二位數(shù)填1代表?
　　〃 2 〃?
　　〃 3 〃?
　　〃 4 〃?
　　〃 5 〃?
　　〃 6 〃?
　　〃 7 〃?
　　〃 8 〃?
　　〃 9 〃?
　　2?客戶開發(fā)：?
　　(1)業(yè)務科于每月最后一周業(yè)務匯報時，提報下個月的客戶開發(fā)計劃，計劃內(nèi)容包括：?
　　①制作公司簡介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。?
　　②產(chǎn)品市場研究、分析、及客戶資料之收集。?
　　③介紹新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)。?
　　④刊登廣告、郵寄開發(fā)信。?
　　⑤其他。?
　　(2)客戶開發(fā)應選擇a類產(chǎn)品，并配合季節(jié)性需求。?
　　(3)經(jīng)研討定案之客戶開發(fā)計劃，應由業(yè)務科列入下個月的營業(yè)計劃(附表18.2.3)，并按職責列入個人工作計劃(附表18.2.4)。?
　　3.客戶詢價(電報、信件、電話處理)?
　　(1)業(yè)務科收到客戶詢價的電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或來信內(nèi)容，于文件空欄填具處理意見后，將來文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經(jīng)理核閱后，依經(jīng)理批示內(nèi)容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。
　　(2)處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經(jīng)處理的電報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。?
　　(3)客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。?
　　(4)接到客戶電話，應將通話內(nèi)容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經(jīng)理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報、信件。處理完成后，第一聯(lián)依順序歸入電話記錄檔，第二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。?
　　4.報價：?
　　(1)業(yè)務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產(chǎn)品item，呈經(jīng)理核可后，打報價單(附表18.2.9)，必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。?
　　(2)報價單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。?
　　5.訂單確認：?
　　(1)業(yè)務科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員，讓廠商確認買價及交貨期后，打sales confirmation(s/c)(附表18.2.11)，s/c一式五聯(lián)，第一、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購品名、數(shù)量、單價、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。?
　　6.開立境內(nèi)訂單：?
　　(1) 業(yè)務科依據(jù)s/c及成交卡開立境內(nèi)訂貨單(附表18.2.12)。?
　　(2) 訂貨單一式四聯(lián)，第一聯(lián)交售方存查，第二聯(lián)存業(yè)務科待辦卷，第三聯(lián)交專專業(yè)
　　人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗貨進度表，第四聯(lián)交售方簽認后存廠商檔，并將訂購品名、數(shù)量廠價、交貨期等，記入廠商檔。?
　　(3)業(yè)務科依據(jù)s/c及訂貨單填寫產(chǎn)品表。?
　　7.生產(chǎn)督促及催開l/c：?
　　(1)業(yè)務科專業(yè)人員依據(jù)生產(chǎn)及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產(chǎn)進度，于每周業(yè)務會報時提出報告，必要時現(xiàn)場取樣攜回核驗。?
　　(2)業(yè)務科依每筆s/c所訂l/c開立日期，催開l/c。?
　　(3)收到客戶開來之l/c，應立即核對交易內(nèi)容是否相符，若與原來的s/c內(nèi)容不符，應即要求客戶修改l/c，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂單相同。?
　　8.出貨：?
　　(1)出貨前，業(yè)務科聯(lián)絡船公司確定船期，填寫裝船預計表，同時聯(lián)絡專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。?
　　(2)裝船預計表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報關行簽shipping order(s/o)，第二聯(lián)業(yè)務科存查，第三聯(lián)交專業(yè)人員據(jù)以驗貨。?
　　(3)裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報每一種貨品實際出貨數(shù)量、箱號、凈重、毛重、材數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務科通知報關行修改，并通知報關行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結(jié)關前一日寄達本公司，匯送報關行。退稅清表上須用中文謄寫。?
　　9.押匯(出貨通知)：?
　　(1)結(jié)關后三日內(nèi)，業(yè)務科自報關行取得提單及押匯文件，經(jīng)與l/c條款核對相符，呈經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經(jīng)撥款后，通知銀行取回結(jié)匯證實書。海關簽放的輸出許可證(cbc)第六聯(lián)交會計，影本存待辦卷。?
　　(2)每筆貨品出口后，業(yè)務科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單(shipping advice letter)，一式三聯(lián)，第一聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián)(副本)及一份完整出口文件副本(包括l/c，cbc第六聯(lián)，裝船預計表第二聯(lián))存入出貨文件檔，第三聯(lián)(副本)存入客戶檔。?
　　(3)業(yè)務科依據(jù)實際出口內(nèi)容，分別填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。?
　　1.?付款：?
　　(1)每筆貨品出口后，業(yè)務科于結(jié)關后三日內(nèi)收集廠商寄來的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗收記錄之裝船預計表第三聯(lián)，核對無誤后送會計。?
　　(2)會計復核業(yè)務科轉(zhuǎn)來的付款憑證，確定該筆出口已經(jīng)押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經(jīng)理核示后，開立結(jié)關后11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。